Työpaikan henkilöstösuunnitelmat ovat usein aihealue, joka aiheuttaa yrityksissä päänvaivaa. Mitkä suunnitelmat ovat lakisääteisiä ja mitkä suunnitelmat juuri meidän yrityksellä tulisi vähintään olla? Lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat ovat velvoitteita, joita tietyn kokoisten yritysten tulee noudattaa. Tämän lisäksi henkilöstösuunnitelmat kannattaa nähdä henkilöstöjohtamisen näkökulmasta yritykselle lisäarvoa tuottavina suunnitelmina. Suunnitelmien laatimiseen on hyvä paneutua huolella ja laatia ne aina yrityksen tarpeista käsin. Suunnitelmien laatimiseen kannattaakin osallistaa organisaation eri tahoja: HR, esihenkilöt ja työsuojelutoimikunta. Myös työterveyshuollon -kumppanin rooli on merkittävä osassa suunnitelmia. Mikäli liikkeellelähtö suunnitelmien laatimisessa tuntuu haastavalta, apua löytyy myös Talenomin HR- tai Neuvontapalveluista. Kun suunnitelmat rakennetaan yrityksen tarpeet ja tavoitteet huomioiden, niistä tulee sellaisia, että ne aidosti palvelevat henkilöstöresurssien suunnittelussa ja mitoittamisessa sekä osaamisen kehittämisessä. Suunnitelmat auttavat muutostilanteissa ja niiden ennakoinnissa, jakavat tietoa yrityksen sisällä sekä ovat varmistamassa yhdenvertaisuuden toteutumista. Hyvin laadittu suunnitelma on työnantajalle oiva työkalu, kunhan sitä myös muistetaan päivittää.

Henkilöstösuunnitelmien lisäksi on olemassa yrityksiä koskevia lakisääteisiä toimintaperiaatteita ja ohjelmia, joilla pyritään kuvaamaan yrityksen toiminta- ja menettelytapoja erilaisissa tilanteissa. Tällaisia ovat mm: Työhönotossa noudatettavat periaatteet ja käytännöt, Vuokratyövoiman käytön periaatteet ja Yrityksen sisäisen tiedotustoiminnan periaatteet ja käytännöt. Näiden ohjeistusten avulla ei pelkästään pyritä kuvaamaan yrityksen käytäntöjä, vaan myös ohjaamaan tulevaa toimintaa. Aivan kuin henkilöstösuunnitelmillakin. Tässä kirjoituksessa keskitytään kuitenkin vain henkilöstösuunnitelmiin.

Henkilöstösuunnitelmien ei aina tarvitse olla erillisiä suunnitelmia, vaan ne voidaan sisällyttää muihin ohjelmiin tai yhdistää laajemmiksi kokonaisuuksiksi. Osa suunnitelmista tulee päivittää vuosittain, osalle riittää, kun ne päivitetään muutostilanteissa. Mikä tärkeintä, niiden tulee olla yrityksen tarpeeseen ja tilanteeseen sopivia ja elää mukana arjessa.

Lakisääteiset henkilöstösuunnitelmat

Henkilöstö- ja koulutussuunnitelma

• suunnitelma tulee olla, kun on vähintään 20 työntekijää
• jos yritys haluaa hyödyntää koulutusvähennyksen tai koulutuskorvauksen, tulee pienemmänkin yrityksen laatia koulutussuunnitelma
• säädetään yhteistoimintalaissa

Tasa-arvosuunnitelma

• jokaisella työantajalla velvollisuus edistää tasa-arvoa työelämässä suunnitelmallisesti ja tavoitteellisesti
• suunnitelma tulee olla, kun on vähintään 30 työntekijää
• tasa-arvolaista löytyy suunnitelmaa koskevat yhteistoimintasäännökset
• voi olla osana henkilöstö – ja koulutussuunnitelmaa, mutta omana prosessinaan

Yhdenvertaisuussuunnitelma

• kaikkia työnantajia koskee yleinen velvollisuus edistää yhdenvertaisuutta
• suunnitelma tulee olla, kun on vähintään 30 työntekijää
• voi olla osana tasa-arvosuunnitelmaa

Työterveyshuollon toimintasuunnitelma

• koskee kaikkia työnantajia riippumatta työntekijöiden määrästä
• laaditaan yhteistyössä työterveyshuollon palvelutarjoajien kanssa
• suunnitelman sisältö vaihtelee yrityksittäin – työntekijöiden terveyteen vaikuttavat tekijät erilaisia toimialoittain ja yrityksittäin
• liittyy läheisesti työsuojelun toimintaohjelmaan, voi myös olla osa työsuojelun toimintaohjelmaa
• tulee sisältää varhaisen puuttumisen toimintamallit
• säädetään työterveyshuoltolaissa

Päihdeohjelma

• voi olla osa Työterveyshuollon toimintaohjelmaa
• työntekijämäärästä riippumatta pakollinen, mikäli yrityksessä on työtehtäviä, joissa edellytetään huumausaineistestausta
• suositeltavaa määritellä ja ymmärtää päihteet laajassa merkityksessä ja laatia muissakin kuin huumetestausta suorittavissa yrityksissä
• suositellaan laadittavaksi yhteistyössä työterveyshuollon kanssa

Työsuojelun toimintaohjelma

• koskee kaikkia työnantajia
• suunnitelman sisältö vaihtelee yrityksittäin – työntekijöiden henkiseen ja fyysiseen turvallisuuteen vaikuttavat tekijät erilaisia toimialoittain ja yrityksittäin
• liittyy läheisesti työterveyshuollon toimintasuunnitelmaan, joka voi myös olla osa työsuojelun toimintaohjelmaa
• säädetään työturvallisuuslaissa

Tekninen valvonta sekä sähköpostin ja tietoverkon käyttö

• laki edellyttää sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteiden käsittelemistä yhdessä henkilöstön kanssa

• • Sähköpostiohjesääntö
    • ei lakisääteinen
    • ohjesäännön laatiminen helpottaa sekä selkeyttää sähköpostin ja tietoverkon käytön periaatteiden läpikäymistä ja niihin liittyvien asioiden ohjeistamista työpaikoilla kaiken kokoisissa yrityksissä

Henkilörekisteriseloste

• ei varsinainen suunnitelma, vaan asiakirjote
• oltava jokaisella työnantajalla
• laadittava kaikista työnantajan ylläpitämistä rekistereistä

Hyvin laadittu henkilöstösuunnitelma tukee etenkin lähiesihenkilöitä heidän työssään, lisää organisaation tietoisuutta ja toimii muutosvalmiuden rakentajana organisaatiossa. Suunnitelmissa yritykset ottavat myös kantaa pidemmän ajanjakson tavoitteisiin, joten ne myös kertovat mitä meidän tulee tehdä ja mihin asioihin keskittyä. Jokainen suunnitelma on osa yrityksen johtamista. Tämän takia niiden tulee olla myös tavoitteellisia.

Talenomin Talousdaamit ovat helmikuun videossaan sekä blogissaan kertoneet koulutussuunnitelman laatimisesta, sen hyödyistä ja siihen liittyvästä veroporkkanasta. Suosittelen tutustumaan näihin molempiin, mikäli kaipaat lisätietoa nimenomaan koulutussuunnitelmasta. Talousdaamit löytyvät Talenomin nettisivuilta.

Blogi: Koulutussuunnitelma – miksi henkilöstön kouluttamisesta puhutaan paljon? https://www.talenom.fi/koulutussuunnitelma-miksi-henkiloston-kouluttamisesta-puhutaan-paljon/

Talousdaamien video: Koulutussuunnitelma ja veroporkkana https://www.talenom.fi/koulutussuunnitelma-ja-veroporkkana

Lähteet:

Laki yhteistoiminnasta yrityksissä

Skurik-Järvinen, H. 2016. Työpaikan henkilöstösuunnitelmat käytännönläheisesti. 3. uud. p. Helsingin seudun kauppakamari