SKAL kannustaa pohtimaan taloushallinnon ulkoistamista

Referenssi /
27.10.2021

Suomen Kuljetus ja Logistiikka SKAL ry oli pari vuotta sitten uuden edessä. Pääkirjanpitäjä oli jäämässä eläkkeelle, ja samaan aikaan toinenkin kirjanpitäjä teki lähtöä. Kolmen talousasiantuntijan tiimissä kahden työntekijän poistuminen rivistä oli iso juttu.

SKAL ry:ssä mietittiin, palkatako uudet ihmiset vai ulkoistaako taloushallinto. Piti selvittää, kuinka iso urakka on tulokkaiden kouluttamisessa, jos lähtijöiden tilalle palkataan uutta henkilökuntaa. Samaan aikaan laskeskeltiin, millainen hintalappu on taloushallintopalveluiden ostamisella talon ulkopuolelta. SKAL päätyi kilpailuttamaan ulkoistetun taloushallinnon – yhteistyökumppaniksi valikoitui Talenom.

– Yksi tekijä oli hinta. Meillä oli tavoite, että uuden pitää tulla halvemmaksi tai maksaa enintään saman kuin aiempi. Mielestäni siinä onnistuttiin, SKAL ry:n toimitusjohtaja Iiro Lehtonen kertoo.

Hinta ei kuitenkaan ollut päätöksenteossa ainoa elementti. Vaakakupissa painoivat etenkin Talenomin järjestelmät, jotka tekivät vaikutuksen.

– Saamme tilinpäätöstasoiset raportit kuukausittain ulos niin, että kun kuukausi päättyy, seuraavan kuukauden 10. päivä on jo katsottavissa, miltä se näyttää. Se oli meille hyvin tärkeää.

 

 

Päätös koski montaa toimijaa

SKAL on tavaraliikenteen ja logistiikkapalveluita tarjoavien yritysten edunvalvoja ja asiantuntija. Järjestöön kuuluu jäsenyrityksiä, paikallisyhdistyksiä, alueyhdistyksiä ja erikoisjärjestöjä. On logistiikka-, liitännäis-, yhteistyö- ja veteraanijäseniä. Jäseniä on runsaat 4 000, montaa kautta, ristiin rastiin.

Kolmen hengen taloustiimi hoiti aiemmin SKAL ry:n oman, monimutkaisen, organisaation taloushallinnon. Näiden lisäksi se myi kirjanpitopalveluja ja hoiti muiden toimijoiden maksuliikennettä. Asiakkaina oli säätiöitä ja alueyhdistyksiä sekä järjestöjä, joihin oli jokin kytkös.

– Kun hoidimme oman kirjanpitomme ja taloushallintomme, palvelimme samalla konseptilla sidosryhmiämme, Iiro Lehtonen luonnehtii sen aikaista järjestelyä.

SKAL ry:n taloushallinnon siirtyminen Talenomille ei ollutkaan pelkästään kahden toimijan välinen sopimusasia. Ulkoistamista oli pohdittu jo aiemmin, mutta koska päätös ei koskenut ainoastaan järjestöä vaan lisäksi niitä, joita SKAL palveli, muutoksen tekeminen oli vaikeaa. SKAL venytti ratkaisun tekemistä.

Iiro Lehtonen epäilee, että tuskin omasta taloushallinnosta olisi hypätty suoraan ostopalveluihin, ellei taloushallinnon henkilöstössä olisi tapahtunut muutoksia. Todennäköisesti SKAL olisi jatkanut entiseen tapaansa.

 Ostolaskut olivat alkusoittoa

Taloushallinnon antaminen toisten käsiin oli SKAL ry:ssä pitkän pohdinnan tulos. Vauhtiin pääseminen kesti, mutta sen jälkeen jarruttelijoita ei ole näkynyt. Vuoden 2019 loppuun mennessä Talenomille oli siirretty ostolaskut, ja vuodenvaihteeseen laitettiin takaraja, jolloin homman piti toimia moitteetta. Siirtymään varattiin reilusti aikaa ja se suunniteltiin hyvin. Oli projektiorganisaatiota, ohjausryhmää ja vastuuhenkilöä, palavereita pidettiin.

Myyntilaskujen eli käytännössä jäsenmaksujen siirto toteutettiin vuonna 2020. Ratkaisu osoittautui toimivaksi, SKAL ry:ssä on oltu tyytyväisiä. Nyt tuhansien ihmisten jäsenmaksut kerätään jäseniltä ja tilitetään edelleen sekä paikallisyhdistyksille, alueyhdistyksille että erikoisjärjestöille uudella järjestelmällä.

Eikä tässä vielä kaikki, uusin askel yhteistyössä on laskujen perinnän hoitaminen Talenomin kautta. Sen pilotti käynnistyi syyskuussa 2021. Perintä on tarkoitus saada käyttöön vielä tämän vuoden puolella.

– Olemme olleet ohjelmiin ja tekniseen tekemiseen tyytyväisiä. Talenomin järjestelmät ja apit ovat toiminnallisia, Lehtonen kehuu.

– Kirjanpito- ja seurantamahdollisuudet meillä ovat varmasti parantuneet. Nyt on helpompi seurata tuloksen kehittymistä. Moni asia on yksinkertaisempi kuin aikaisemmin.

Asioita tehdään yhteistyössä

SKAL joutui tekemään oman päätöksensä pakon edessä, mutta Lehtonen patistaa muita järjestöjä ja yhteisöjä pohtimaan taloushallinnon ulkoistamista ihan vapaaehtoisesti.

– Mikä perustehtävä kullakin järjestöllä tai yhteisöllä on, millainen henkilöstörakenne on? Tällä kokemuksella näkisin, että kannattaisi pohtia järjestössä kuin järjestössä, hoitaako itse vai ulkoistaako. Kuinka paljon taloushallinto työllistää ja ketä se työllistää?

Vinkkinä muille ulkoistajille Lehtonen kehottaa nimeämään omasta porukasta yhdyshenkilön, joka toimii linkkinä tilitoimiston suuntaan. Yhdyshenkilön rooli voi langeta työtehtävistä riippuen jollekin aivan luontevasti.

Ulkoistaminen ei tarkoita, että valta ja vastuu kaikesta tekemisestä olisi muualla. SKAL ja Talenom hoitavat järjestön talousasiat yhteistyössä. Vaikka taloushallinto pyörii Talenomin kautta, SKAL ry:ssä halutaan tietää kaiken aikaa, mitä pankkitileillä tapahtuu. Ja niin myös tiedetään – ihan kuten ennenkin.

Ota yhteyttä ja pyydä tarjous