Bokföringslagen ålägger företag att dagligen följa upp kontantbetalningar. Även om metoden med kontantbetalningar minskar, finns det fortfarande kontanter till hands i vissa branscher. Kontantflödet övervakas med en kassabok, som också kan betraktas som ett kontoutdrag. Kassaboken verifierar alltså när och hur mycket kontanter som har lämnat kassan respektive kommit in i kassan. Liksom med kontoutdraget visar en korrekt ifylld kassabok hur mycket pengar som finns i kassan i början av månaden och kassasituationen i slutet av månaden.
Kontanterna skall räknas i slutet av varje dag, för att kunna jämföras med kontantsaldot i kassarapporten och så att man omedelbart kan upptäcka eventuella skillnader. Att reda ut skillnaden blir svårare ju längre tiden går innan utredningen påbörjas. En regelbunden användning av kassaboken sparar tid för företaget på lång sikt, samtidigt som det ofta går att undvika tidsödande detektivarbete. Dessutom uppfylls kraven i lagen. Även kvitton relaterade till kontantinköp och -försäljning lämnas till bokföringen som bilaga till den månatliga kassaboken.
Vad händer om kontanterna inte följs upp? Om man nu bortser från att det i första hand skulle strida mot bokföringslagen skulle utebliven bokföring av kontanta betalningar snedvrida bolagets resultat och bokföringsrapporterna skulle inte visa korrekta siffror. Avsaknaden av intäkter eller kostnader i bokföringen hindrar uppföljningen av företagets vinstmarginal och försvårar planeringen av framtiden. Om företagaren inte använder sig av en kassabok och inte heller på annat sätt meddelar bokföraren om kontantbetalda utgifter eller intäkter, är det omöjligt för bokföraren att känna till dem. Utöver dessa faktorer som gör det svårt att övervaka verksamheten måste man givetvis ha i åtanke att det kan finnas både straffrättsliga och skattemässiga påföljder för brott mot bokföringslagen.
Både revisorn och skatterevisorer uppmärksammar kassans saldo vid revisionen och bedömer dess korrekthet. Om det vid skattegranskningen konstateras att det förekommit systematisk vårdslöshet i kassabokföringen anses ofta syftet vara att undvika skatter. Om kassans saldo i bokföringen är för stor i förhållande till de pengar som i verkligheten finns i kassan, ska de saknade kontantmedlen hos aktiebolagen bokföras som aktieägarlån, om man vill undvika tvivel om en dold utdelning av dividender med skattepåföljder. Eftersom aktiebolaget är en separat enhet från sina aktieägare får företagets pengar inte förväxlas med företagarnas personliga tillgångar.
Hanteringen av kontanta medel i personbolag är delvis annorlunda än i aktiebolag. Den ospecificerade kassaskillnaden i personbolag bokförs som privatuttag, men även då kommer eventuella utgifter / intäkter som saknas i resultaträkningen givetvis att snedvrida skattepliktiga rörelseintäkter. I princip ska dock kassaskillnaderna alltid klargöras, eftersom bokföringslagen kräver att alla intäkter och kostnader från näringsverksamhet ska redovisas i bolagets bokföring.
Om ditt företag inte använder en kassabok, är det nu hög tid att börja. Kontakta din ekonomiförvaltningsexpert och be om Talenoms kassaboksbotten i Excel format som ni kan använda i er dagliga verksamhet. Mallen skräddarsys efter ert företags behov och om det behövs gås verksamhetsmodellen igenom tillsammans ännu innan den tas i bruk.
På återhörande i kassa ärenden!